(versie 16 mei 2011)

Omdat we u duidelijk willen informeren over hoe we binnen de Groep Colruyt zorg dragen voor uw gegevens, hebben we deze gedragscode opgesteld. In dit charter leest u gedetailleerd wat we doen om uw privacy te beschermen, hoe u op elk moment inspraak hebt en welke controles worden uitgevoerd op de stipte naleving van dit charter.

Toepassing

1. Beheer van de gegevensdatabanken

Alle persoonsgegevens worden beheerd door de N.V. Etn. Fr. Colruyt, Edingensesteenweg 196, 1500 Halle (België). Binnen de Groep Colruyt zijn de gegevens enkel toegankelijk voor verantwoordelijken van de klantenlijst.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren we onze adressenlijsten aan externe adressenbeheerders. We behandelen uw gegevens als vertrouwelijke informatie.

Om gegevens van onze klanten te mogen verzamelen, is er vooraf aangifte gedaan bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer in België. Dit gaat over de gegevens verzameld in België. Voor de gegevens verzameld in het Groothertogdom Luxemburg is er aangifte gedaan bij de Nationale Commissie voor de Bescherming van gegevens in het Groothertogdom Luxemburg.

Occasioneel doen we een beroep op een externe verwerker. Dit houdt onder meer in dat de communicaties die u van ons ontvangt door een derde worden verzonden. Deze verwerker heeft echter op geen enkel ogenblik toegang tot uw persoons-, aankoop- of doorklikgegevens.

2. Welke gegevens worden verwerkt?

2.1. Gegevens van particuliere klanten (B2C)

  a) persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens verstaan we:

• contactgegevens, zoals adres, e-mailadres, telefoon-, gsm- of faxnummer
• andere persoonsgegevens: gegevens over uw beroep, interesses enz.

We verzamelen deze gegevens onder meer via:

• een formulier om folders aan te vragen (van onder meer Colruyt, Bio-Planet, DreamLand en OKay)
• een actie waarbij we het adres vragen (bv. voor een bijkomende korting, voor de 'Extra Korting'-kaart enz.)
• de internetsite waarop ook persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden, bv. voor een reservatie bij een van de Colruyt-webshops.

Alle persoonsgegevens worden bijgehouden in onze klantenlijst. We stellen u daarvan persoonlijk op de hoogte. Hierbij krijgt u telkens de mogelijkheid om uw gegevens na te kijken, te verbeteren, te wijzigen of te schrappen (zie 6).

  b) aankoop- en doorklikgegevens

De gegevens die op uw kasticket staan, kunnen tijdelijk worden geregistreerd door gepersonaliseerde middelen, zoals een 'Extra Korting'-kaart, gepersonaliseerde bons enz.

Wanneer u een e-mail van ons krijgt, kunnen we uw doorklikgegevens verzamelen. Dit laat ons toe om, op basis van uw profiel, u doeltreffender te informeren over voordelen die voor u interessant kunnen zijn.

Met deze gegevens kunnen we u naast de algemene informatie nog gerichter voordelen bezorgen op basis van uw profiel. Door doelgericht klanten aan te spreken kunnen we nog beter overcommunicatie vermijden, hebben we minder kosten en verspillen we nog minder papier. Anderzijds bieden we de klant bijkomende voordelen, waarvan we op basis van zijn aankoop- en doorklikgegevens denken dat hij er iets aan heeft.

Zo kunnen we bijvoorbeeld alle wijnliefhebbers opzoeken op basis van de specifieke klantenprofielen. In dat geval kunnen we hen specifiek over wijn informeren, nieuwe aanbiedingen doen en bijkomende kortingen geven.

2.2. Gegevens van professionele klanten en prospecten (B2B)

Onder ‘professionele klanten’ verstaan we klanten die hun aankopen bij de enseignes van de Groep Colruyt doen in het kader van hun professionele activiteit. Onder ‘prospecten’ verstaan we potentiële klanten of bedrijven waarmee we een samenwerkingsverband kunnen opstarten.

• contactpersonen (naam, functie)
• vennoten, partners in de zaak, medewerkers
• andere bedrijfsgegevens, zoals btw-nummer of ondernemingsnummer
• mogelijke interesses waaraan we met onze diensten en activiteiten tegemoet kunnen komen.

Om actief nieuwe klanten te kunnen werven, houden we niet alleen de gegevens over uw bedrijf bij die u ons doorgeeft, maar verzamelen we ook gegevens via externe kanalen, waaronder adressenbeheerders. Telkens we die gegevens in onze klantenlijst registreren, brengen we u daarvan op de hoogte. U hebt dan de mogelijkheid om uw gegevens na te kijken, te verbeteren, te wijzigen of ze niet meer te gebruiken (zie punt 6).

3. Internet

Bij uw internetbezoek houden we bepaalde instellingen bij in zogenaamde ‘cookies’. Dit zijn stukjes informatie die op uw harde schijf worden geplaatst als u naar onze website surft. Onze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies:

• cookies om een ‘gesprek’ te kunnen aanknopen tussen u en onze site. Ze zijn nodig om onze site correct te laten werken en verdwijnen na afloop van uw bezoek aan onze site
• cookies om uw surfcomfort te verhogen, zoals taalkeuze en persoonlijke code. Zo moet u bijvoorbeeld niet telkens uw taalkeuze bevestigen.

Deze cookies laten ons ook toe om bepaalde inlichtingen over de gebruiker te registreren. Dit gaat onder meer over de taalkeuze, de bezochte pagina’s en de duur van de bezoeken.

4. Het doel van het verzamelen van uw gegevens

Zodra we uw gegevens in onze klantenlijst hebben genoteerd, krijgt u regelmatig onze informatie thuisbezorgd. Indien u dit wenst, sturen we u ook onze informatie via e-mail. We verbinden ons ertoe uw gegevens uitsluitend te gebruiken om een correcte afhandeling van uw contract mogelijk te maken en om u, indien gewenst, informatie van de bedrijven van de Groep Colruyt te bezorgen.
Dit betreft bijvoorbeeld de folders van Colruyt, OKay en Bio-Planet enz. in uw streek, de e-mails van de verschillende Colruyt-afdelingen en hun speciale aanbiedingen, specifieke informatie over uw winkel enz.

Met de bedoeling om een mogelijke samenwerking uit te bouwen, houden we onze professionele klanten graag op de hoogte van onze specifieke diensten en acties voor bedrijven.

5. U beslist zelf wat er met uw gegevens gebeurt

Om u onze communicaties te bezorgen, hebben we uw adres en/of e-mailadres nodig. U bepaalt zelf of u verdere gegevens over beroep, interesses e.d. doorgeeft.

Wat betreft onze professionele klanten en prospecten verzamelen we gegevens over bedrijven via externe kanalen (waaronder adressenbeheerders), zoals toegelicht onder 2.2. Indien u dat wenst, kunt u deze gegevens te allen tijde opvragen.

Op het moment dat we uw persoonsgegevens in onze klantenlijst noteren, krijgt u daarvan persoonlijk bericht. U krijgt de mogelijkheid om uw gegevens na te kijken, te verbeteren, te wijzigen of te schrappen (zie 6). Daarnaast informeert de Groep Colruyt u over het gebruik van deze gegevens.

Wanneer we uw aankoopgegevens of doorklikgedrag bijhouden, wordt u daarover  ingelicht. U kiest zelf of we uw aankoop- of doorklikgegevens registreren en of we u op basis daarvan bijkomende aanbiedingen toesturen.

6. Uitschrijven

Zich uitschrijven kan op verschillende niveaus:

• Communicatie op basis van aankoop- en doorklikgegevens: het volstaat om dit schriftelijk te vragen. We garanderen dan dat u geen gerichte communicatie meer krijgt op basis van uw aankoop- en doorklikgegevens.
• Communicatie via e-mail: u krijgt de mogelijkheid om u uit te schrijven bij elke e-mail die u van ons ontvangt. U kan zich uitschrijven voor de e-mails van bepaalde webshops of voor alle e-mails van de Groep Colruyt. U krijgt een e-mail ter bevestiging van uw uitschrijving.
• Alle communicaties: wenst u geen enkele geadresseerde informatie meer te ontvangen van de Groep Colruyt, dan kan u zich uitschrijven voor de communicaties van de groep. Het volstaat dat schriftelijk of via e-mail aan te vragen. We garanderen dat uw gegevens niet meer verwerkt worden om u geadresseerde informatie toe te sturen van de Groep Colruyt. Om ervoor te zorgen dat uw adres ook in de toekomst niet meer in onze klantenlijst belandt, noteren we het in een interne Robinsonlijst*.

*Een Robinsonlijst is een lijst met namen en adressen van mensen die geen geadresseerd drukwerk meer wensen te ontvangen. De Groep Colruyt heeft een eigen interne Robinsonlijst van mensen die geen informatie van de Groep Colruyt meer willen krijgen.

7. Externe controle door Quality Control

Naast alle maatregelen ter bescherming van uw privacy, controleert en garandeert Quality Control:

• dat we voldoen aan de normen van de Wet op de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer in elk land
• dat we de engagementen in dit charter respecteren.

Daarvoor voert Quality Control onaangekondigd en steekproefsgewijs controles uit op een statistisch en wetenschappelijk verantwoorde manier.